Roolit perehdytyksessä

Roolit perehdytyksessä riippuvat paljon yhtiöstä, sen koosta ja toimintatavoista. Perehdyttämiseen liittyy aina vähintään kaksi roolia: perehtyjä ja perehdyttäjä. Perehdyttäjän ja perehtyjän yhteistyö on keskeistä onnistuneessa perehdytyksessä. Kun molemmat osapuolet ymmärtävät omat roolinsa ja vastuunsa, perehdytysprosessi voi olla tehokas ja tuottava uudelle työntekijälle sekä organisaatiolle.

Perehtyjä

Perehtyjä on henkilö, jota perehdytetään eli perehdytysprosessin kohde.

Jokainen perehtyjä, perehdyttäjä ja perehdytys on yksilöllinen. Perehtyjän persoona, historia ja kokemukset vaikuttavat hänen tapaansa saapua perehdytystilanteeseen. Sen vuoksi jokainen perehdytys pitäisi suunnitella sen osapuolten näköiseksi sekä vastaamaan todellisiin tarpeisiin.

Perehtyjänä oleminen on aktiivinen rooli. Perehtyjällä on vastuu ottaa vastaan perehdytys ja antaa palautetta. Perehdytys ei ole yksisuuntaista sanelua, vaan vuorovaikutteinen, elävä ja yhteinen prosessi. On hyvin tärkeää, että myös perehtyjä ymmärtää vastuunsa ja on aktiivinen. Se, että tieto annetaan tarjolle, ei vielä riitä. Se pitää myös ottaa vastaan, käsitellä ja ymmärtää.

Riittääkö se, että perehtyjä on motivoitunut, aktiivinen ja haluaa oppia? Ei, tarvitaan vähintäänkin yhtä motivoitunut ja aktiivinen perehdyttäjä.

Perehtyjän rooli ja vastuut:

• Aktiivisuus ja kiinnostus
  • Perehtyjän vastuulla on osallistua aktiivisesti perehdytysprosessiin ja olla kiinnostunut oppimaan uutta organisaatiosta ja työtehtävistä.
• Kysymysten esittäminen
  • Perehtyjän tulee esittää kysymyksiä ja pyytää selvennystä, jos jokin asia jää epäselväksi. Hänellä on oikeus saada tarvittavaa tietoa ja ohjausta.
• Opetettujen asioiden soveltaminen
  • Perehtyjän tehtävänä on soveltaa oppimaansa käytännössä ja näyttää, että hän ymmärtää ja omaksuu opetetut taidot ja tiedot.
• Itsenäinen oppiminen
  • Vaikka perehdyttäjä tarjoaa ohjausta, perehtyjän odotetaan myös olevan itsenäinen oppija ja pyrkivän jatkuvasti kehittymään.
• Palaute ja kommunikaatio
  • Perehtyjän tulisi antaa palautetta perehdyttäjälle ja esihenkilölleen siitä, miten perehdytysprosessi sujuu ja miten sitä voitaisiin parantaa.
• Sitoutuminen
  • Perehtyjän on sitouduttava organisaation arvoihin, sääntöihin ja turvallisuusohjeisiin sekä noudatettava niitä.

Perehdyttäjä

Perehdyttäjä on henkilö, joka toimii perehdyttäjänä ja on vastuussa perehdytystilanteen läpiviemisestä.

Samoin kuin perehdytettävä henkilö vaikuttaa prosessiin, niin vaikuttaa myös perehdyttäjänä toimiva. Perehdyttäjä antaa tarvittavat tiedot perehdytettävälle selkeästi ja oikea-aikaisesti. Hänen vastuullaan on havainnoida perehdytyksen sujumista ja muokata prosessia tarpeen mukaan. Perehdyttäjä on vastuussa organisaatiolle siitä, että perehdytys annetaan sovitusti.

Perehdyttäjän suurin haaste ja vihollinen on riittämättömät resurssit. Tarvitaan aikaa, tietoa, taitoja ja välineitä. Antamalla mahdollisuuden käyttää riittävästi aikaa perehdytykseen, tukemalla perehdyttäjää, antamalla heille ajantasaiset materiaalit käyttöön voit antaa perehdytykselle hyvät edellytykset onnistua. Tätä kokonaisuutta on helpoin hallita selkeästi kuvatun prosessin avulla.

Perehdyttäjän rooli ja vastuut:

• Suunnittelu
  • Perehdyttäjän vastuulla on suunnitella ja järjestää perehdytysprosessi käytännössä. Tämä sisältää perehdytyssuunnitelman laatimisen, aikataulujen asettamisen ja tarvittavien resurssien varmistamisen.
• Tiedon jakaminen
  • Perehdyttäjä vastaa olennaisen tiedon ja taitojen jakamisesta perehtyjälle. Tämä voi sisältää organisaation toimintatapoja, kulttuuria, arvoja, työtehtäviä, prosesseja ja turvallisuusohjeita.
• Koulutus ja ohjaus
  • Perehdyttäjän tehtävänä on tarjota koulutusta ja ohjausta perehtyjälle. Tämä voi tapahtua esimerkiksi luentojen, esitysten, harjoitusten, käytännön työskentelyn tai työpareina toimimisen muodossa.
• Palautteen antaminen
  • Perehdyttäjä antaa jatkuvaa palautetta perehtyjälle ja auttaa häntä kehittymään ja auttaa oikeaan suuntaan.
• Tuen tarjoaminen ja läsnäolo
  • Perehdyttäjän on oltava perehtyjän käytettävissä, vastata hänen kysymyksiin, ratkaisemaan ongelmia ja tarjoamaan tukea perehdytysprosessin aikana.
• Seuranta ja arviointi
  • Perehdyttäjä seuraa perehdytysprosessin etenemistä ja arvioi sen tehokkuutta. Tarvittaessa tehdään suunnitelmaan muutoksia ja parannuksia.