Perehdytyssuunnitelma

Huolellisesti laadittu suunnitelma antaa perehdytykselle hyvän lähtökohdan. Sen avulla perehtyjä tietää mitä odottaa ja perehdyttäjälle se toimii muistilistana. Ulospäin se todistaa suunnitelmallisuudesta ja sitoutumisesta osaamisen kehittämiseen.

Hyvän perehdytyssuunnitelman avulla voit varmistaa, että uudet työntekijät tuntevat olonsa tervetulleiksi organisaatioon ja että kaikki tarvittava tieto ja taito siirtyy uusille työntekijöille.

Perehdytysprosessin ja -suunnitelman jatkuva kehittäminen on tärkeää, mikä korostuu entisestään työelämän jatkuvissa muutoksissa. Perehdytyssuunnitelman on pysyttävä ajan tasalla ja mukauduttava muuttuviin tarpeisiin niin, että perehdytysprosessi on tehokas ja motivoiva. Muista perehdytyssuunnitelmissa myös jatkuva osaamisen kehittäminen uusien työntekijöiden ohella.

Mitä suunnitelman pitäisi sisältää?

• Tavoitteet ja tarkoitus
• Aikataulu
• Vastuut ja roolit
• Sisältö
• Koulutusmateriaalit
• Käytännön oppiminen
• Arviointi ja seuranta
• Palaute

Tavoitteet ja tarkoitus

Suunnitelman tulisi alkaa selkeillä tavoitteilla ja tarkoituksella. Miksi perehdytys on tärkeää organisaatiolle ja uusille työntekijöille? Tavoitteiden pitäisi olla yhteydessä organisaation tarpeisiin ja odotuksiin. Mitä odotat perehtyjän oppivan prosessin aikana? Mitä perehdyttäjän pitää muistaa käydä perehdytysprosessissa läpi?

Perehdytyksen tavoitteena on varmistaa, että työntekijä ymmärtää organisaation arvot ja toimintatavat sekä omaksuu työtehtävässä tarvittavat tiedot ja taidot. Käytännönläheiset tavoitteet auttavat perehtyjää ymmärtämään, mitä häneltä odotetaan.

Aikataulu

Suunnitelmassa tulisi olla aikataulu, josta näkee, miten perehdytysprosessi etenee. Varaa riittävästi aikaa perehdytykselle sillä oppiminen vaatii tilaa ja rauhaa. Jätä tilaa tiedon omaksumiselle ja perehdytyskohtaiselle muokkaamiselle. Suunnittele perehdytyssuunnitelmaan joustoa, jotta siihen voidaan tehdä muutoksia ja päivityksiä tarpeen mukaan.

Selkeä aikataulu auttaa sekä perehtyjää että perehdyttäjää valmistautumaan päiviin ja suunnittelemaan perehdytyksen etenemistä tehokkaasti. Aikataulun avulla varmistat myös, että tärkeät aiheet tulee käsiteltyä oikea-aikaisesti.

Vastuut ja roolit

Määrittele, kuka on vastuussa perehdytysprosessin eri osista. Tämä voi sisältää esihenkilöitä, perehdyttäjiä ja muita avainhenkilöitä. Näin kukin taho tarjoaa oman osa-alueensa asiantuntemusta ja tukea perehtyjälle. Selkeä vastuunjako varmistaa, että perehdytysprosessi on sujuva ja kattava.

Sisältö

Selvitä, mitä tietoa ja taitoja uudet työntekijät tarvitsevat. Sisällytä yleisperehdytykseen tietoa muun muassa organisaatiosta, sen kulttuurista ja arvoista. Varmista, että tehtäväkohtainen sisältö vastaa perehtyjän tulevien työtehtävien vaatimuksia, sisältää tarpeelliset turvallisuusohjeet ja muut olennaiset tiedot.

Koulutusmateriaalit

Laadi tai hanki tarvittavat koulutusmateriaalit perehtyjän saataville. Koulutusmateriaaleihin voi kuulua esityksiä, videoita, oppaita, verkkokursseja ja niin edelleen. Valmiit materiaalit tarjoavat joustavan tavan oppia ja palata asiaan tarpeen mukaan. Yhteiset koulutusmateriaalit ovat myös organisaatiolle tehokas tapa välittää yhdenmukaista tietoa ja ylläpitää sitä.

Käytännön oppiminen

Suunnittele käytännön oppiminen, jossa uudet työntekijät voivat soveltaa oppimaansa. Tämä voi sisältää harjoittelua, työpareina toimimista ja valvottua työskentelyä. Käytännön tekeminen auttaa perehtyjää soveltamaan oppimaansa ja tutustumaan sekä työhön että työympäristöön. Aktiivisella ja positiivisella käytännön tekemisellä työntekijä integroituu nopeammin tiimiin ja oppii työtehtävänsä tehokkaammin. Yhdessä tekemällä on helpompi kysyä ja saada tarpeenmukaista opastusta.

Arviointi ja seuranta

Määrittele, miten seuraat ja arvioit perehdytysprosessia. Tämä voi sisältää palautteen keräämisen perehtyjiltä ja säännölliset tarkistukset suunnitelman etenemisestä. Aktiivinen seuranta auttaa perehtyjää arvioimaan omaa osaamisen kehittymistään. Perehdyttäjän on tärkeä ennakoida ja tunnistaa perehdytyksen mahdolliset riskit ajoissa ja ohjata perehtyjää oikeaan suuntaan.

Palaute

Kerää palautetta järjestelmällisesti. Perehdytyssuunnitelmaa tulisi päivittää ja parantaa jatkuvasti sen perusteella, mitä opitaan työntekijöiltä saaduista palautteista. Palautteen avulla perehtyjä voi ilmaista mielipiteensä sekä antaa hyödyllisiä vinkkejä perehdytyksen kehittämiseen. Organisaatio taas voi sen avulla jatkuvasti parantaa ja mukauttaa perehdytystä vastaamaan paremmin työntekijöiden ja organisaation tarpeita.