
Perehdytyksen mittarit
Perehdytys on avaintekijä työntekijäkokemuksessa ja siinä, millaiseksi se kehittyy. Ensimmäiset päivät voivat olla pyörryttäviä, uuden oppimista, verkostoitumista, uuden yrityksen kulttuurin ymmärrystä. Kaikkien uuden työntekijän kokemien tunteiden ja kokemusten keskellä, toimiva perehdytysohjelma varmistaa, että he voivat integroitua uuteen työhönsä mahdollisimman nopeasti.
Miten voit mitata perehdytyksen toimivuutta? Miten voit testata onko perehdytyksen kehittämiseen panostetut resurssit olleet hyödyllisiä? Mitkä ovat toimivia perehdytyksen mittareita? Tässä kirjoituksessa pohdin erilaisia tapoja mitata perehdyttämistä ja sen kehitystä.
Miksi käyttäisit mittareita?
Huono perehdytys on yksi henkilöstön vaihtuvuuden suurimmista syistä. Oikeiden mittareiden ja selkeän datan avulla voit ymmärtää mikä perehdytyksessä toimii ja mikä ei. Kun ymmärrät syyt, voit miettiä toimenpiteitä näiden korjaamiseksi. Mitä pitää edelleen jalostaa ja mitä pitää kehittää? Tehokas perehdytysprosessi on aina iteratiivinen.
Aikaa tuottavuuteen
Eli kuinka nopeasti työntekijä on toiminnallinen ja tuottava? Mitä nopeammin uusi työntekijä saavuttaa tuottavuuden, sitä parempi kokemus on kaikille osapuolille, mikä taas vähentää kustannuksia.
Voit laskea tuottavuuteen kuluvan ajan kunkin roolin KPI-arvoihin1 perustuen. Jos lasket sitä esimerkiksi myyntiroolia varten, tuottavuus olisi se hetki, milloin myyjällä on kaikki tarvittavat tiedot ja työkalut myynnin tekemiseen. Helpompi tapa on käyttää esihenkilön arviota ajasta, jonka uusi työntekijä tarvitsee osallistuakseen täysin tehtävänkuvan mukaisiin toimintoihin ja verrata sitä toteumaan.
Hinta optimaalisen tuottavuuden tasolle
Optimaalisen tuottavuuden tasolle pääseminen on kokonaiskustannus, joka liittyy jonkun vauhtiin saamiseen. Tämä sisältää rekrytointikulut, koulutusprosessit, työntekijän ja kouluttajien palkat sekä paljon muuta. Se on hyödyllinen seurantamittari, jonka tavoitteena on vähentää kustannuksia ajan myötä.
Uusien työntekijöiden vaihtuvuus
Uusien työntekijöiden vaihtuvuus laskee niiden työntekijöiden määrän, jotka lähtevät työstään ensimmäisen vuoden (tai muun määritellyn ajanjakson) aikana. Alhainen vaihtuvuus vaikuttaa työnantajamielikuvaan. Uuden työntekijän saaminen tuottavalle tasolle voi viedä jopa 8 kuukautta, sen vuoksi vaihtuvuuden pitäminen alhaisena on tärkeä mittari.
Uusien työntekijöiden vaihtuvuus voidaan laskea kahdella tavalla.
- Laske uusien työntekijöiden vaihtuvuus prosentteina kokonaisvaihtuvuudesta. Tämä kaava kertoo, jos suuri määrä uusia työntekijöitä lähtee kaikkiin työntekijöihin verrattuna samalla ajanjaksolla.
- Uusien työntekijöiden irtisanoutumisten määrä jaettuna kaikkien työntekijöiden irtisanoutumisten määrällä kertaa 100.
- Laske uusien työntekijöiden vaihtuvuus prosentteina kaikista uusista työntekijöistä samalla ajanjaksolla.
- Uusien työntekijöiden irtisanoutumisten määrä jaettuna kaikkien uusien työntekijöiden määrällä kertaa 100.
Näiden tietojen pitäisi olla helposti saatavilla HR-järjestelmässä, jotta voit seurata niitä joka kuukausi. Muista, että laskelman vertailtavuuteen vaikuttaa siinä käytetty ajanjakso. Määrittele siis organisaatiotasolla minkä ajan työntekijä on ”uusi työntekijä”.
Pysyvyysraja
Vaihtuvuuden rinnalla voit tarkkailla uuden työntekijän pysyvyysrajaa, joka on piste, jolloin uudet työntekijät poistuvat organisaatiosta. Saatat esimerkiksi huomata, että 20 % uusista työntekijöistä lähtee 90 päivän kuluessa ja 35 % heistä lähtee 270 päivän sisällä. Jos näet uusien työntekijöiden lähdössä trendin, kannattaa keskittyä syyn selvittämiseen ja tarvittavien toimenpiteiden toteuttamiseen.
Perehdytystyytyväisyys
Perehdytyksen tyytyväisyyskysely on tehokas tapa kerätä palautetta uusilta työntekijöiltä. On hyvä seurata uusien työntekijöiden mielipidettä tasaisesti, esimerkiksi ensimmäisen kuukauden, kolmen kuukauden, kuuden kuukauden ja vuoden kuluttua.
Kysy ainakin näitä asioita:
- Miten arvioit perehdytyskokemuksen?
- Kuinka arvokkaaksi tunnet itsesi töissä?
- Kuinka tervetulleeksi tunnet itsesi?
- Onko sinulla kaikki tarvittavat resurssit tehtävässäsi menestymiseen?
- Onko tavoitteesi asetettu selkeästi?
Voit kysyä myös näitä:
- Täyttikö työtehtävä odotuksesi?
- Mikä on suurin haaste, jonka olet kohdannut ensimmäisten viikkojen aikana?
- Mitä kehittäisit perehdytyskokemuksessa?
- Mitä työkaluja tai koulutusta tarvitset työsi tueksi?
- Tapasitko kaikki tarvittavat sidosryhmät, jotta voit menestyä työssäsi?
Pysyvyysraja esihenkilöittäin
Alhainen pysyvyysraja tietyllä esihenkilöllä voi kertoa, että tiimi voi tarvita lisäapua. Jos esihenkilöllä on alhainen pysyvyysraja, kannattaa tutkia tarkemmin miksi näin on. Vastaavasti, jos tietyillä esihenkilöillä raja on korkea, analysoi mitä he tekevät oikein ja ota nämä opit käyttöön myös muissa tiimeissä.
Koulutusten suoritusaste
Tämä mittari näyttää, kuinka moni uusi työntekijä suorittaa pakolliset koulutukset ajallaan. Alhainen suoritusaste voi kertoa koulutusten laatuongelmista. Tai toisaalta myös siitä, miten koulutukset on aikataulutettu perehdytysohjelmaan.
Saat luvun suoraan koulutusjärjestelmästä, jos teillä on sellainen käytössä. Muussa tapauksessa, voit laskea sen jakamalla niiden uusien työntekijöiden määrän, jotka eivät ole suorittaneet koulutuksia, kaikkien uusien työntekijöiden määrällä.
360-kysely
Kerää palautetta perehdytysohjelman tehokkuudesta niiltä henkilöiltä, joiden kanssa uusi työntekijä on vuorovaikutuksessa. Tätä kutsutaan 360 asteen palautteeksi2, jossa uuden työntekijän esihenkilö, kollegat ja kuka tahansa muu, joka seuraa heidän edistymistään, voivat antaa palautetta siitä, miten perehdytysprosessi sujui ja onko siinä kehitettävää. 3–4 kuukauden kuluttua uuden työntekijän esihenkilöltä ja kollegoilta on saatavilla riittävästi tietoa tuottavuuden tai suorituskyvyn esteiden arvioimiseksi. Esteinä saattaa olla puuttuvat resurssit tai koulutus, joka olisi voinut olla käytössä perehdytysprosessin aikana.
Vapaamuotoinen palaute
Uusien työntekijöiden haastattelu on tehokas tapa kerätä palautetta. Voit esittää avoimia kysymyksiä, jotka kertovat lisää tyytväisyydestä ja perehdytyksen tehokkuudesta. Pyydä heitä olemaan avoimia ja rehellisiä palautteessaan. Heillä on varmasti tuoreita ideoita ja oivalluksia perehdytysprosessin kehittämiseen. Vapaamuotoista palautetta on vaikea mitata ja seurata, mutta se on tärkeää tapa kerätä lisätietoa muihin mittareihin. Se selittää tarkemmin, miksi perehdytyskokemus oli loistava, hyvä tai todella huono.
- KPI on lyhenne, joka tulee sanoista Key Performance Indicator eli avainsuorituskykymittari. Käytännössä KPI-mittaristo seuraa, kuinka tehokkaasti yritys tai tiimi saavuttaa niille asetetut keskeisimmät tavoitteet. ↩︎
- 360 asteen palaute on arviointimenetelmä, joka kerää palautetta työntekijöiden suoritksista eri lähteistä. Se sisältää tyypillisesti arvioita ja palautetta sisäisiltä sidosryhmiltä, joilla on läheinen työsuhde työntekijään, eli esimerkiksi esihenkilöt, alaiset, kollegat ja itsearviointi. ↩︎
