Mitä on perehdyttäminen?

Kielitoimiston sanakirja antaa sanalle perehdyttää merkityksen tutustuttaa, opastaa, harjaannuttaa johonkin.

Perehdytys tarkoittaa prosessia, jossa uusi työntekijä saa tarvittavat tiedot, taidot ja ohjeet, jotta hän voi suoriutua tehokkaasti ja turvallisesti uudesta työtehtävästään. Perehdytys voi tapahtua eri muodoissa riippuen organisaatiosta ja työtehtävästä, mutta sen tavoitteena on yleisesti ottaen varmistaa, että uusi työntekijä ymmärtää työtehtävänsä, organisaation toimintatavat ja arvot, auttaa häntä integroitumaan tiimiin tai organisaatioon tehokkaasti.

Perehdyttäminen tarkoittaa siis yksinkertaisimmillaan asiaan tai tehtävään opastamista ja siihen liittyy vähintään kaksi osapuolta: perehdytyksen antaja ja sen vastaanottaja. Yleensä perehdyttämisestä puhutaan uuden työntekijän saapuessa, kun hänelle opetetaan työtehtävän sisältö ja yhtiön pelisäännöt. Perehdytys on hyvin laaja kokonaisuus, eikä se rajoitu vain uuden työntekijän prosessiksi.

Perehdytyksen eri muodot

Perehdytys voi alkaa jo ennen ensimmäistä virallista työpäivää. Tällainen ennen työsuhdetta alkava perehdytys on sujuva jatke rekrytointiprosessille ja kannattelee hyvän työnhakijakokemuksen aina työsuhteen alkuun saakka. Voit esimerkiksi lähettää uudelle työntekijälle ennakkotehtäviä tai -materiaaleja, joiden avulla hän voi alkaa sitoutumaan yhtiöösi ja tehtävään.

Varsinainen työhön ja tehtävään perehdytys alkaa ensimmäisenä työpäivänä. Perehdytyksen onnistumiseen vaikuttaa moni tekijä ja käsittelen blogiteksteissäni tarkemmin näitä perehdytyksen eri osa-alueita. Hyvä ja laadukas perehdytys on monen tärkeän tekijän summa. Perehdytys sisältää työtehtäviin ja siinä tarvittavien välineiden opettelun lisäksi myös työyhteisöön ja sen kulttuuriin tutustumista. Parhaimmillaan voit luoda työsuhteelle vahvan pohjan perehdytyksellä, jonka hyödyt vaikuttavat pitkään.

Perehdytystä tarvitaan myös työsuhteen aikana. Työntekijälle voi avautua mahdollisuuksia vaihtaa työtehtäviä yhtiön sisällä, jolloin uuden tehtävän opetteluun tarvitaan perehdytystä. Myös henkilöstön kouluttaminen on perehdyttämistä. Nämä kaikki tähtäävät samaan asiaan: saada työntekijä menestymään tehtävässään sekä sitouttaa hänet osaksi työyhteisöä.

Miksi perehdytys on tärkeää?

Hyvällä ja positiivisella perehdyttämisellä voit sitouttaa ja motivoida työntekijöitä sekä kannustaa heitä kehittämään osaamistaan yhtiön sisällä. Toisaalta huolimattomalla tai olemattomalla perehdyttämisellä saatat ajaa työntekijän pois tai jopa välillisesti haavoittaa yhtiön toimintaa.

Itse luotan vahvasti ensivaikutelmaan ja juuri sen luomiseen perehdytys vaikuttaa olennaisesti. Tunteeko uusi työntekijä itsensä tervetulleeksi? Onko hänelle selvää, mitä ensimmäisinä päivinä tapahtuu ja mitä häneltä odotetaan? Millaisen kulttuurin hän kohtaa?

Ajattele ensimmäistä päivää tienristeyksenä, jossa uusi henkilö seisoo. Millaisen ympäristön hän näkee, keitä hän kohtaa, onko selvää mihin suuntaan hänen pitäisi lähteä, onko sitä tietä kulkeminen turvallista? Ensimmäinen työpäivä on täynnä innostavaa odotusta, motivaatiota ja jännitystä. Mieti, miten voit käyttää tuon tunteen ja tilaisuuden vakuuttaaksesi uuden työntekijän valinnastaan: kannatti tulla meille töihin!

Työmarkkinoilla asetelmat ovat murroksessa. Enää ei puhuta työhaastatteluista, joissa työnantaja yksipuolisesti arvioi täyttääkö työnhakija vaatimuslistan kohdat. Nyt työnantaja ja työnhakija neuvottelevat työsuhteesta ja asiaa punnitaan molemmin puolin. Työnantaja pohtii, sopiiko työnhakija tehtävänkuvaan ja osaksi tiimiä. Työnhakija pohtii, sopiiko työn sisältö ja työnantajan kulttuuri hänelle. Ensimmäinen työpäivä ja vastaanotto määrittelee hyvin vahvasti sen, mihin suuntaan polku johtaa.

Perehdytys on prosessina jatkuvan muutoksen alla, koska työelämän vaatimukset muuttuvat entistä tiheämmin. Varaa perehdytysprosessien kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehittämiseen riittävästi resursseja, niin että perehdytys kasvaa yhtiösi mukana. Perehdytys on tärkeä osa työnantajamielikuvaa ja kulttuuria. Jos rekrytointiprosessissa ja perehdytyksessä luotu mielikuva ei vastaa todellisuutta, on ristiriidan tuottamaa pettymystä usein vaikea korjata.

Miten yritys hyötyy perehdytyksestä?

Yritys hyötyy monin tavoin panostamisesta perehdytykseen. Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdytysprosessi voi tuoda organisaatiolle muun muassa seuraavia etuja:

• Sitoutuminen: Kun uudet työntekijät saavat asianmukaisen perehdytyksen, he tuntevat todennäköisemmin olonsa arvostetuiksi ja integroituvat osaksi organisaatiota. Tämä lisää heidän sitoutumistaan yritykseen, parantaa työtyytyväisyyttä ja voi vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta.
• Kustannustehokkuus: Vähentynyt työntekijöiden vaihtuvuus vähentää rekrytointi- ja koulutuskustannuksia pitkällä aikavälillä.
• Oikeaa osaamista: Organisaatio voi varmistaa, että uudet työntekijät omaksuvat oikeat taidot ja tiedot alusta alkaen, mikä vähentää virheitä ja lisää työn laadun ja turvallisuuden tasoa.
• Työnantajamielikuva: Yritys, joka tunnetaan hyvästä perehdytysprosessistaan, voi houkutella työntekijöitä ja tuottaa positiivista mainetta, mikä voi parantaa brändiä ja houkuttelee asiakkaita.

Kaiken kaikkiaan hyvin toteutettu perehdytys hyödyttää organisaatiota monin tavoin, mikä tekee siitä tärkeän investoinnin henkilöstövoimavarojen hallintaan. Se auttaa varmistamaan, että työntekijät tietävät mitä heiltä odotetaan, heillä on riittävä osaaminen työn tekemiseen ja työ on turvallista. Tämä luo positiivisen työympäristön, joka tukee menestystä pitkällä aikavälillä

Laki velvoittaa

Perehdytys ei ole asia, jonka toteuttamista voi harkita, vaan laki velvoittaa työantajaa perehdyttämään.

Työturvallisuuslaki 738/2002

14 §
Työntekijälle annettava opetus ja ohjaus
Työnantajan on annettava työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä sekä huolehdittava siitä, että työntekijän ammatillinen osaaminen ja työkokemus huomioon ottaen:

1) työntekijä perehdytetään riittävästi työhön, työpaikan työolosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön sekä turvallisiin työtapoihin erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista tai työtehtävien muuttuessa sekä ennen uusien työvälineiden ja työ- tai tuotantomenetelmien käyttöön ottamista;

2) työntekijälle annetaan opetusta ja ohjausta työn haittojen ja vaarojen estämiseksi sekä työstä aiheutuvan turvallisuutta tai terveyttä uhkaavan haitan tai vaaran välttämiseksi;

3) työntekijälle annetaan opetusta ja ohjausta säätö-, puhdistus-, huolto- ja korjaustöiden sekä häiriö- ja poikkeustilanteiden varalta; ja

4) työntekijälle annettua opetusta ja ohjausta täydennetään tarvittaessa.

Nuoren henkilön kohdalla työnantajaa velvoittaa myös Laki nuorista työntekijöistä 998/1993. Muista, että ensimmäiseen työpaikkaan tuleva nuori tarvitsee enemmän tukea yleisesti työelämään liittyvissä kysymyksissä. Ota tämä mahdollisuutena luoda hyvä mielikuva ja pohja hänen työuralleen.

Nuorten lisäksi ota huomioon myös työntekijät, joille suomalainen kulttuuri ja työsuhteen säädökset eivät välttämättä ole ennestään tuttuja.